Stara navada je železna srajca in težko jo je sleči. Še posebej v gostinstvu, kjer je običajen delovni dan bolj podoben kaosu na bojni fronti, kot pa mirnemu dnevu v pisarni. Zato se druge industrije lahko prilagodijo nekoliko hitreje.

V gostinstvu so se pa delovne navade vzpostavile po “zdravi kmečki pameti”. Če deluje, ne spreminjaj, je tako?

Popišeš zalogo, vprašaš kuharja, če še kaj manjka. Zapišeš na listke ali v Excel. V istem dnevu ta seznam še nekajkrat dopolniš.

Naročanje pri dobaviteljih poteka tako, kot je potekalo vedno – pokličeš in dobiš. Veš, kje naročiti, ker vedno naročaš pri istem dobavitelju. Zdrava logika ti pove, kje je dober pršut in kje dobiš tistega poceni.

Naslednji dan počakaš dobavitelja, ki ti pripelje naročeno, pregledaš dobavnico, mogoče kaj manjka, mogoče je česa preveč, ampak OK je tako, naslednjič pač prilagodiš naročilo. In dodaš še artikle, za katere nisi opazil, da manjkajo.

S cenami si zadovoljen, ali pa nisi – ampak kdo ima čas gledati prospekte drugih dobaviteljev, če pa moraš pisati jedilnike za malice, vnesti dobavnice, narediti urnike, zamenjati kelnarico v šanku, ker je zbolela zadnji trenutek?

Tako je že nekaj let in OK je tako. Zakaj bi prilagajal navade – to vzame preveč časa, naučiti bi moral zaposlene, verjetno bi nov sistem tudi nekaj stal. Moraš gledati na stroške. Ne “splača” se prilagajati. 

Pa je res tako? 

Nabava je res zgolj en del delovnika gostinca, vendar je navadno tisti del, s katerim lahko največ prihranimo na času in seveda tudi finančno. Še posebej zato, ker zelo majhen odstotek gostincev optimizira svojo nabavo – skoraj vsak lahko v zelo kratkem času opazi bistvene razlike ob spremembi nabavnih navad.

Zaradi neoptimizirane nabave nastaja odpad hrane (tudi če vam ni tako zelo mar za Zemljo – vam je zagotovo za stroške – preračunajte si, koliko plačate letno za odvoz Biotere). V primeru majhnih skladišč je potrebno zalogo naročati še bolj premišljeno, drugače si zasedate prostor s surovinami, ki jih ne potrebujete, zmanjka pa prostora za živila, ki jih porabite v tedenskih menijih. Zato prehitro zmanjka malic ali sestavin za a-la-carte, kar vam odžira prihodke, ker obroka ne morete prodati.

Za popis zaloge porabite relativno veliko časa in ker nimate vedno vsega zapisanega (na enem mestu), vam kaj tudi uide iz glave. Nabave ne prepustite drugemu zaposlenemu,  razen če mu zelo zaupate in imate majhno število dobaviteljev (se ne more zmotiti), vseeno mu pa poveste, kaj mora naročiti in koliko. Če dostave ne sprejme tisti, ki je naredil naročilo, ne opazite napačno dostavljenih količin (verjemite, hitro se zgodi, da so razlike tudi v nekaj kilogramih, kar spet lahko vodi v odpad hrane in dodatne stroške).

Ne veste, kdaj pričakovati dostavljalca, razen, če ima stalen urnik in nimate nobenega vmesnega statusa naročila – skoraj nikoli se ne zgodi, da bi dobavitelj obvestil gostinca, da mu je česa zmanjkalo, po tem, ko je naročilo že sprejeto.

Ste poskusili kdaj primerjati cene različnih dobaviteljev? Misija nemogoče – razen v primeru identičnih artiklov. Primerjati različna pakiranja z različno težo in celo različnim odstotkom kala je nemogoče “na pamet”. Tudi Excel tukaj ne pomaga, razen, če znate napisati kilometerske enačbe, ki vam preračunajo neto ceno na enoto artikla.

Pa razlike se ne zdijo tako velike, da bi se “splačalo” menjati dobavitelja, s katerim delate že nekaj mesecev ali celo let.

Dokler ne vidite razlik na količino. 

Na 140 kilogramov piščanca enake kvalitete prihranite 260 €, če namesto pri zelo znanem supermarket veletrgovcu (prodaja poslovnim kupcem), naročite pri najcenejšem grosistu. Še enkrat, govorimo o piščancu popolnoma enake kvalitete, samo pakiranje je različno.

Samodejni primerjalnilk, ki zazna takšne sorodne artikle, vam te razlike prikaže v sekundi. Brez brskanja po letakih in cenikih in preračunavanja na pamet.

Z enim klikom dodate željeni artikel v košarico in poiščete drug izdelek, ki ga potrebujete. Zamenjate dobavitelja, ali pa ostanete pri svojem najljubšem, ki ste ga označili s srčkom, da ga nikoli ne spregledate. Dodate v košarico. V isto košarico, tudi, če je drug artikel.

Naročate, kar potrebujete, ne glede na to, katerega dobavitelja izberete, o tem sploh ne rabite razmišljati. Proky sam prepozna, komu mora dejansko poslati del vašega naročila, vi se pa lahko osredotočite na iskanje željenih izdelkov.

Iščete po trgovskem imenu prodajnega artikla, po imenu nabavnega artikla ali pa celo po kategorijah in oznakah BIO, lokalno, brez laktoze, akcija in podobno.

Oddate naročilo in preverite status naročila, ki ga spreminja dobavitelj. Sprejeto, v pripravi, v dostavi… vedno ste na tekočem, kaj se dogaja z vašim naročilom in ali boste prejeli vse naročene artikle. Če dobavitelj česa nima, vam to sporoči z enim klikom, vi pa lahko pravočasno naročite pri drugem dobavitelju, katerega vam tudi lahko predlaga Proky.

Ob sprejemu dostave s svojo kodo podpišete elektronsko dobavnico, ki jo prej preverite, nato pa se vam shrani v vaš elektronski arhiv. Ko dobavnico vnašate v blagajno, lahko enostavno kopirate in prilepite, brez zamudnega pretipkavanja.

Spletna nabava vam prihrani približno 6 ur tedensko. To je 6 ur, ki jih lahko uporabite za druge pomembne stvari ali pa za ležanje na kavču – kar vam je ljubše.

Za spletno nabavo ne potrebujete dolgega učenja, ker to dejansko že znate! Popolnoma nič se ne razlikuje od naročil v spletni trgovini – dejansko je še lažje, ker je izgled spletne aplikacije prilagojen gostinskim potrebam, brez velikih slikih in premikanja po oštevilčenih straneh.

Spletna nabava je nekaj, kar boste vzljubili takoj. Je vaš najboljši pomočnik, ki vam pomaga organizirati delo in poskrbeti za boljše finančno stanje podjetja.

Digitalna nabava se “splača”.